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零售企業(yè)業(yè)務(wù)流程與計算機管理

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-02-05 08:19:58  來源:電商聯(lián)盟  作者:樂發(fā)網(wǎng)  瀏覽次數(shù):39

流程在我們工作中普遍存在,從行政工作、業(yè)務(wù)工作到財務(wù)工作等,只要有工作的群體,就有流程存在。今天我們在這里簡單討論零售企業(yè)的業(yè)務(wù)流程以及它和計算機管理信息系統(tǒng)的相互關(guān)系。在這里所列舉的有關(guān)流程的一些基本原則對所有稱之為流程的對象都有效。所以,對于財務(wù)流程、辦公流程等方面的問題的思考,可以通過類似的方法去分析。

  企業(yè)的業(yè)務(wù)流程在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中非常重要。流程,就是企業(yè)在日常管理和業(yè)務(wù)活動中各個部門和相關(guān)工作人員共同遵守的工作順序和規(guī)范性的工作內(nèi)容。通常,流程由流向和業(yè)務(wù)處理兩部分組成。流向決定工作的順序,業(yè)務(wù)處理就是相關(guān)部門和人員的工作內(nèi)容。業(yè)務(wù)流程決定了企業(yè)的業(yè)務(wù)工作通暢與否,也決定了業(yè)務(wù)工作的效率,同時,它還明確了各個部門和工作人員的工作責任。

  一、零售業(yè)務(wù)流程的發(fā)展歷程

  零售業(yè)務(wù)流程是隨著零售業(yè)務(wù)的規(guī)模(部門、人員、品種等)的發(fā)展逐漸發(fā)展的。

  早期的零售多半是個人小店,整個業(yè)務(wù)活動幾乎就由店主一個人進行。那時的流程是串行的。就是從進貨、定價、入庫、出庫、銷售、盤點、結(jié)算都是由一個人按照順序依次完成的。這個階段業(yè)務(wù)流程的特點是只有流程,沒有對操作人員的制約,也沒有責任的劃分。由于人少,串行的處理方法是必然的。

  隨著商店業(yè)務(wù)發(fā)展,經(jīng)營品種增加,業(yè)務(wù)量增大,一個人忙不過來,就開始增加人手,業(yè)務(wù)處理的一部分就開始分配給其他人員。相應(yīng)的流程就出現(xiàn)了兩個新的特點:第一,是業(yè)務(wù)處理開始并行;第二,由于有了人員之間的工作銜接,于是就在業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)了工作責任的劃分。同時,為了在出現(xiàn)差錯后能夠找到責任人,又有了過程中的簽字手續(xù)。這一階段的流程,基本將后來流程的核心內(nèi)容都體現(xiàn)出來了,但由于經(jīng)營方式還是簡單和原始,流程的形式仍然非常簡單并且低效。

  大商場出現(xiàn)后,基本的經(jīng)營部門和管理部門成為相對獨立的經(jīng)營和管理單位,經(jīng)營品種和數(shù)量、周轉(zhuǎn)次數(shù)減少,效率的問題就非常明顯地提出來了。這時,業(yè)務(wù)流程開始成熟,針對部門職能、部門責任以及整個企業(yè)的經(jīng)營效率等問題,流程將各個部門的業(yè)務(wù)活動有機地結(jié)合起來,從而形成大型零售企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。這一階段的業(yè)務(wù)流程的特點是種類繁多,不同的企業(yè)有著不同的流程,每一種流程都有各自的特點和作用,也有特定的作用對象。

  二、業(yè)務(wù)流程的作用

  從業(yè)務(wù)流程的發(fā)展可以看出,隨著零售企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營業(yè)務(wù)的不斷擴大,經(jīng)營管理的不斷深入,相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程也由簡單的串行,向更有功效的并行方式發(fā)展。同時逐步成熟完善的業(yè)務(wù)流程,也進一步促進了管理的先進性和科學性。

  1、提高效率。隨著業(yè)務(wù)流程并行代替串行,簡化了一些不必要甚至是無效的步驟,合并了重疊的流程,縮短了票據(jù)的傳遞時間,加快了流程速度。改進后的流程提高了效率,消除了浪費,縮短了時間,提升了企業(yè)的競爭能力,同時也降低了整個流程 成本 。

  2、明確責任。在串行或簡單并行處理方式中一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)故障或錯誤,就會波及后續(xù)相關(guān)環(huán)節(jié),從而影響整個流程的正確順利進行。而較為松散、缺乏嚴謹性的流程,由于權(quán)限劃分不夠明晰,很難責任到人,不利于企業(yè)的管理考核。隨著業(yè)務(wù)流程的逐漸成熟完善,清晰明朗的責權(quán)關(guān)系不僅減少了出錯率,提高了工作效率,同時也加強了企業(yè)的管理水平。

  3、便于錯誤查找。同樣由于各流程環(huán)節(jié)權(quán)限劃分的準確性的不斷提高,責任的明確,便于出錯環(huán)節(jié)的查找、修改。

  三、業(yè)務(wù)流程的設(shè)計原則

  1、提高效率原則。通過將傳統(tǒng)的串行工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)椴⑿械姆绞剑母镌械慕M織結(jié)構(gòu),由原來的垂直方式,變?yōu)樗椒绞剑院喕哂嗟牧鞒獭⒑喜⒅丿B的步驟,來縮短業(yè)務(wù)流程時間,加快運營速度,以提高工作效率。

  2、安全嚴謹原則。由于零售企業(yè)涉及工作流、票流、資金流、信息流,尤其是票流和資金流對企業(yè)的經(jīng)營效率至關(guān)重要。為了確保流程的安全性,在進行設(shè)計時要考慮各環(huán)節(jié)、各操作之間的相互制約。如在商品驗收入庫的環(huán)節(jié)中,就要對配送單和驗收單進行碰單處理,即單據(jù)捏對,以保證數(shù)據(jù)的準確性。

  3、責任明確原則。每進行一筆零售業(yè)務(wù),都要涉及商品采購、定價、入庫、銷售以及后期的盤點、結(jié)算,各環(huán)節(jié)之間除了需要有嚴謹有效的制約機制,還需要建立明確的職責規(guī)范,以明晰責任,便于人員管理、業(yè)績考核。例如在商品采購部門,采購人員負責固定訂單的錄入,里手負責新商品的引進,而買手則負責各種訂單的審批、核準,明確的責任劃分,使各個角色各司其職,便于科學有效地進行管理。

  4、功能合理分配。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置,結(jié)合實際業(yè)務(wù)運作的特點,本著系統(tǒng)、靈活的原則,在進行流程整體設(shè)計時,注意各部門、各環(huán)節(jié)功能的合理均衡的分配,既要保證流程的連續(xù)性,又要保證各環(huán)節(jié)的獨立性。

  四、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化

  1、優(yōu)化的原則:效率優(yōu)先,安全嚴密、責權(quán)分明。

  2、優(yōu)化的方法:盡量并行,兼顧串行、并行相結(jié)合的方法,將各環(huán)節(jié)的接觸點減少到最低。

  3、手工管理流程的優(yōu)化,即使在業(yè)務(wù)中的計算機自動化程度很高,也仍然會存在一定的手工操作,簡化手工操作,避免重復勞動,都是保證業(yè)務(wù)流程整體優(yōu)化必不可少的方面。

  4、使用計算機管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,就需要充分利用計算機的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢,了解計算機系統(tǒng)的特點(準確、快速、信息量大、共享性好、易于控制),并充分利用它的這些特點,實現(xiàn)多點并行,以縮短簡化的業(yè)務(wù)流程。

  五、計算機管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程與業(yè)務(wù)流程的關(guān)系

  在計算機管理信息系統(tǒng)開發(fā)早期,由于技術(shù)開發(fā)人員對商業(yè)了解不夠深入,加之零售企業(yè)本身的一些觀念的制約,軟件開發(fā)商只能根據(jù)企業(yè)主要業(yè)務(wù)節(jié)點進行自動化開發(fā),應(yīng)用系統(tǒng)僅僅停留在各個業(yè)務(wù)點上,只能滿足業(yè)務(wù)最基礎(chǔ)的需求,即實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的計算、查詢、排序、打印功能。在這一階段,計算機管理信息系統(tǒng)對用戶業(yè)務(wù)流程的依賴性很大,應(yīng)用系統(tǒng)基本上屬于專用系統(tǒng)。換了一個商場,系統(tǒng)就不適用了,因為新的用戶的流程與原有用戶流程有很大不同。另一方面,由于應(yīng)用系統(tǒng)只是簡單地仿真,沒有對用戶的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化,所以,系統(tǒng)所內(nèi)含的管理水平也比較低。盡管早期的系統(tǒng)有種種不足,但在依賴用戶的業(yè)務(wù)流程開發(fā)系統(tǒng)是早期商業(yè)計算管理信息系統(tǒng)開發(fā)的必由之路。就是說,早期的商業(yè)計算機管理信息系統(tǒng)對用戶的業(yè)務(wù)流程具有很大依賴性,并且受到這種業(yè)務(wù)流程的種種制約,它妨礙了計算機系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的管理效能的發(fā)揮。

  隨著零售企業(yè)的發(fā)展,一些先進的經(jīng)營理念,科學的管理方法被廣泛采用,傳統(tǒng)的陳舊的串行流程作業(yè)逐步被淘汰,換之與串行、并行相結(jié)合的流程處理方式。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化更新,加快了計算機信息管理系統(tǒng)的升級改造的步伐。同時隨著開發(fā)人員對商業(yè)業(yè)務(wù)流程的逐步熟悉和了解、經(jīng)驗的豐富,并借鑒結(jié)合各種經(jīng)營新理念,目前的商業(yè)自動化信息系統(tǒng)已經(jīng)從單一的點操作,逐步發(fā)展為以點到線,點線結(jié)合的現(xiàn)代化業(yè)務(wù)流程體系。同時新型的模塊化的信息管理系統(tǒng)已經(jīng)具備了較強的流程的連續(xù)性、系統(tǒng)性、靈活性,并能夠適應(yīng)國內(nèi)大多數(shù)商業(yè)用戶對業(yè)務(wù)流程的要求。

  經(jīng)過國內(nèi)的多家公司多年對商業(yè)計算機管理信息系統(tǒng)進行開發(fā)的實踐過程,開發(fā)單位歷經(jīng)了一條從對用戶業(yè)務(wù)流程的不了解到了解,從依賴到基本上不依賴,技術(shù)單位走過了一條漫長的開發(fā)道路,也在開發(fā)過程中吸取了大量的失敗經(jīng)驗。最后,在成熟產(chǎn)品中包含了大量可以適應(yīng)不同用戶的不同業(yè)務(wù)流程的能力。

  由于在計算機管理信息系統(tǒng)內(nèi)部隱含了許多可變的業(yè)務(wù)流程,所以,今天的計算機管理信息系統(tǒng)和用戶的業(yè)務(wù)流程之間的關(guān)系成了包含和補充的關(guān)系;主要業(yè)務(wù)流程基本被包含在計算機管理信息系統(tǒng)內(nèi),用戶的一些獨特的業(yè)務(wù)流程將通過補充納入到管理信息系統(tǒng)中去。

  通過對計算機信息管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程關(guān)系的論述,我們可以得到以下重要結(jié)論:業(yè)務(wù)流程與計算機管理信息系統(tǒng)的相互匹配。

  這一點,消除了許多商業(yè)用戶的顧慮。就是說,商業(yè)用戶可以把注意力放在管理形式之外的更重要的方面,而不是關(guān)注計算機系統(tǒng)的流程和現(xiàn)有的流程之間是否匹配。同時,對原來沒有使用過計算機對進銷存業(yè)務(wù)進行管理的企業(yè)在建設(shè)一套計算系統(tǒng)時具有信心。業(yè)務(wù)流程和計算機之間的主要矛盾基本上得到了很好地解決。

  流程的優(yōu)化應(yīng)當結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的特點進行考慮。因為,只從手工操作角度考慮業(yè)務(wù)流程,對它的優(yōu)化就不會徹底,同時優(yōu)化后的效果也不完全,計算機系統(tǒng)的能力不能得到有效發(fā)揮。

  在沒有計算機進行信息系統(tǒng)管理的企業(yè),其業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)著重提高效率。 (中國商報 謝丹 彭解矛 趙云峰)

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