推廣會簡介
簡言之，推廣會是為產品(或企業品牌)進行促銷推廣而以會議形式舉辦的一種活動。由于它具有與客戶面對面溝通而見效較快的特點，所以經常為企業及業務人員所運用。諸如媒價推廣會、 產品推廣會 、服務推廣會、人員推廣會等等均屬推廣會的范疇。本文僅談談 產品推廣會 。
根據組織方式的不同，推廣會主要可以分為客戶年終答謝會、新產品推介會、產品促銷會三種。我們通常所說的推廣會一般是指后兩種。
根據目標對象的不同，推廣會還可以分為商業推廣會（目標對象主要為渠道批發商）、純銷推廣會（目標對象為渠道鏈的下游客戶。即通常所說的零售終端客戶）
產品推廣會 四步曲
一、前期準備
如果把組織 產品推廣會 比喻成建造大廈的話，那么前期準備工作就是夯地基。地基夯實與否，直接決定大廈能否建成及大廈建成后的質量。前期準備是否充分，直接決定活動能否成功!這一階段主要包括：
明確費用預算：根據活動規模、活動檔次等確定對活動費用進行預算。主要包括禮品費用、產品促銷費用、贈品費用、展品費用、餐飲費用、場地租金、宣傳物品費用及其他費用。
確定活動主題：隨著市場競爭日益激烈，各廠家的推廣會活動幾乎是你方唱罷我登場，因此，選擇一個合適且新穎的活動主題，才可以使擬舉辦的會議與眾不同，吸引客戶積極參與，提高客戶的參會欲望，從而提升客戶參會率。
選擇合作商業，并與之深入、充分溝通：無論是商業推廣會還是純銷推廣會，最好與當地一家商業公司聯合舉辦。這樣可以充分它在當地的影響及網絡資源。合作商業最好是當在比較有知名度、影響力的商業公司，并與它進行深入、充分溝通，特別是要取得它領導層的高度重視。這點至關重要，也是成功舉辦活動的前提，否則可能事倍功半，甚至導致前功盡棄。
確定活動時間：詳細了解競爭對手舉辦活動的具體時間及活動的其他相關信息。原則上應選擇在競爭對手舉辦活動之前，或至少一周之后。否則容易產生沖突，導致效果打折。如果是純銷推廣會，則舉辦時間不宜定在周末，(因為對零售終端而言，周末往往是銷售高峰，大都不愿意參加類似活動)，相反如果是商業推廣會，則最好選擇在周末。周末商業公司負責人時間比較充裕。
確定舉辦地點：活動舉辦地點應與擬邀客戶的身份及企業品牌形象基本吻合，既不能無限拔高，否則將無謂增加促銷費用，但也不能太過于寒磣，既使客戶不滿，又使企業形象掉價。
確定參會對象：邀請參會對象應注意以下事項
(1)、 客戶邀請最好以合作商業的名義，并且讓其業務人員參與確定擬邀客戶名單
(2)、 國營、集體單位客戶與私營單位客戶應區別對待：后者最好不要與前者同時作為邀請對象，否則容易產生較多不可預見的問題，同時制定活動促銷政策也會顧此失彼。
(3)、 有行政隸屬關系的客戶不宜同時作為邀請對象。如鄉衛生院與村衛生室則不宜同時作為邀請對象。這主要考慮中國人文文化。
確定會議議程及活動政策
邀請函發布與信息反饋：確定上述事項后，應于活動舉辦前10天左右以請柬形式將邀請函及活動政策簡介寄發至被邀客戶。并督促合作商業公司業務人員及時跟蹤，對大客戶及關鍵客戶應親自面訪?；顒优e辦前3天左右，應對被邀客戶逐一通過電話確認。以便對到會人員做到心中有數。
二、現場控制
活動現場的關鍵在于活動氣氛渲染好壞與否，這直接影響推廣會的總體效果。
1、 提前半天進行活動現場布置：如展品擺放、宣傳物品布置、音響及投影設備調試等等。
2、 活動開始前半小時，服務人員（包括迎賓臺、簽到臺等）應一律佩帶胸卡，并各就服務崗位，同時，會場可以播放企業宣傳片等。
3、 現場氣氛應以活躍、吉慶為主基調。主持人要善于渲染現場氣氛，充分調動參會客戶的興趣，如期間插入適量的互動游戲、有獎問答。
4、 控制會議各項議程時間
有些廠家習慣于把邀請客戶代表發言，嘉賓致辭、廠家產品介紹等內容作為議程列入進來，這未嘗不可。但對這類議程，應把握好時間度。一般情況下客戶代表發言及嘉賓致辭以2-3分鐘為宜?；顒蛹皬S家產品介紹以20分鐘左右為宜。（當然，如果是新產品上市推廣會，則可以適當延長）
三、會后跟蹤
很多業務人員認為推廣會議一結束就萬事大吉，也無須再做什么后續工作，只待業績源源不斷!這大錯特錯!
其實推廣會議現場的作用極其有限(會議營銷的效果可能會好一些)。僅憑短短幾個小時，客戶不可能對廠家及其產品有一個比較全面的了解，當然也就更談不上產生交易的沖動。即使現場產生沖動但如果沒有行動的話，那也是枉然。因為，在信息高度發達的今天，用不了多長時間，客戶早把你丟到九霄云外!
因此，會議結束之后，廠家業務人員應對參會客戶(至少是重要客戶及潛在客戶)予以及時且持續的跟蹤與回訪。認真聽取他們對產品或服務的看法與建議，及時解決他們在銷售過程中存在的困惑與問題，不斷強化客戶對廠家及其產品的印象，進而使其發生采購的實際行動。
四、評估與總結
評估與總結是一場成功推廣會必不可少的一個部份，目的是為以后開展促銷活動提供可資借鑒的經驗與教訓
評估可以采取投入產出比評估法、銷售增量回報比評估法、效益增量回報比評估法、邊際效益評估法等方法(具體可參見<醫藥經濟報>2007年12月3日營銷版<促銷效果評估方法>)
五、成功舉辦 產品推廣會 的二大關鍵要素
1、 商業重視
合作商業對推廣會重視與否非常重要，直接影響到活動的效果。只有引起它的重視，它才會動它的各項資源。合作商業是否重視的判斷標準主要表現在：
(1)、是否就此次活動安排以任務形式下達給其下屬業務人員，并制訂了相應的考核、獎懲措施；
(2)、是否儲備足夠的產品庫存；
(3)、是否為獨家召開，沒有別的廠家乘機“搭便車”。
2、 會前溝通。
所謂磨刀不誤砍柴工！要想達到推廣會預期目的，主要取決于會前的準備工作做的扎實與否。這包括了解客戶類型、客戶需求、合作商業本身召開類似推廣會頻次、當地風地人情等等。特別是與合作商業就活動本身溝通。不難想象，沒有良好的前期組織與溝通，效果將會怎樣。沒有扎實的會前準備工作，導致推廣會效果差的例子比比皆是。
幾個管理盲區
一、 活動規劃
從實際操作來看，推廣會往往成為業務人員壓貨以完成銷售任務的殺手箭！一旦銷售任務存在壓力，則立即向銷售主管申請召開推廣會。有的銷售主管甚至將舉辦推廣會的場次以任務形式下達至下屬業務人員，這是更加不明智的做法。之所以會形成這個誤區，這與銷售主管缺乏對推廣活動的規劃有關。
前面說了，推廣應有一個合適、新穎且鮮明的主題。因此，銷售主管要善于根據轄區市場的風地人情、節日習俗及產品的銷售季節性，對全年推廣活動的舉辦主題、區域、頻次、規模等有一個合理且較為詳盡的規劃。這樣，各場推廣活動可以起著相互傳承的作用，從而產生疊加的效果，也容易產生轟動效應，業務人員也可以根據規劃及早對活動進行安排，做到心中有數。
二、贈品管理
很多企業舉辦推廣活動都實行訂貨送贈品政策，而這些贈品基本上是通過合作商業代為配放，即廠家先預存部份贈品至合用商業倉庫，由商業根據客戶訂貨情況隨貨予以配送。活動結束后廠家業務人員根據客戶的進貨單據與合作商業結算，多退少補。
這種管理方式其實并不嚴謹，基本上處于失控狀態，非常容易造成贈品的浪費。這主要表現在：客戶收到贈品后將所訂貨物退回商業，從而套取贈品；甚至合作商業制作虛假進貨單據以套取廠家贈品。
針對贈品管理可以采取盤點合作商業活動前后庫存、實時監控、廠家人員隨機抽查、活動期間不允許退貨等措施?？傊?，不能任由商業公司代為配發贈品，廠家人員應加強責任感，及時預防、督促與控制。
三、虛假推廣會
經常應朋友之邀，去參加虛假推廣會，戲稱“媒子”。即不真正舉辦會議，也不邀請真正客戶，僅由多名同事、朋友等“媒子”組合扮成客戶，由組織者拍幾張照片即可。這類虛假推廣會主要由商業公司、廠家業務人員或單獨或合謀策劃組織。一是商業公司或與廠家業務人員合謀串通套取廠家的活動費用。二是業務人員欺騙銷售主管套取費用，借以低價沖竄貨，甚至中飽私囊！其實銷售主管要判斷推廣會是否真實非常簡單，只要根據客戶簽到表中的聯系方式予以抽查就真相大白了，或者根據業務人員的評估與總結報告也完全可以發現問題。關鍵在于管理人員不能官僚，僅僅憑幾張現場照片就審核推廣費用。同時，銷售主管對加大對這些現象的打擊力度，特別是業務人員參與的案例必須予以嚴懲，并予以通報批評，以警戒其他業務人員，使之不敢又身試法。
簡言之，推廣會是為產品(或企業品牌)進行促銷推廣而以會議形式舉辦的一種活動。由于它具有與客戶面對面溝通而見效較快的特點，所以經常為企業及業務人員所運用。諸如媒價推廣會、 產品推廣會 、服務推廣會、人員推廣會等等均屬推廣會的范疇。本文僅談談 產品推廣會 。
根據組織方式的不同，推廣會主要可以分為客戶年終答謝會、新產品推介會、產品促銷會三種。我們通常所說的推廣會一般是指后兩種。
根據目標對象的不同，推廣會還可以分為商業推廣會（目標對象主要為渠道批發商）、純銷推廣會（目標對象為渠道鏈的下游客戶。即通常所說的零售終端客戶）
產品推廣會 四步曲
一、前期準備
如果把組織 產品推廣會 比喻成建造大廈的話，那么前期準備工作就是夯地基。地基夯實與否，直接決定大廈能否建成及大廈建成后的質量。前期準備是否充分，直接決定活動能否成功!這一階段主要包括：
明確費用預算：根據活動規模、活動檔次等確定對活動費用進行預算。主要包括禮品費用、產品促銷費用、贈品費用、展品費用、餐飲費用、場地租金、宣傳物品費用及其他費用。
確定活動主題：隨著市場競爭日益激烈，各廠家的推廣會活動幾乎是你方唱罷我登場，因此，選擇一個合適且新穎的活動主題，才可以使擬舉辦的會議與眾不同，吸引客戶積極參與，提高客戶的參會欲望，從而提升客戶參會率。
選擇合作商業，并與之深入、充分溝通：無論是商業推廣會還是純銷推廣會，最好與當地一家商業公司聯合舉辦。這樣可以充分它在當地的影響及網絡資源。合作商業最好是當在比較有知名度、影響力的商業公司，并與它進行深入、充分溝通，特別是要取得它領導層的高度重視。這點至關重要，也是成功舉辦活動的前提，否則可能事倍功半，甚至導致前功盡棄。
確定活動時間：詳細了解競爭對手舉辦活動的具體時間及活動的其他相關信息。原則上應選擇在競爭對手舉辦活動之前，或至少一周之后。否則容易產生沖突，導致效果打折。如果是純銷推廣會，則舉辦時間不宜定在周末，(因為對零售終端而言，周末往往是銷售高峰，大都不愿意參加類似活動)，相反如果是商業推廣會，則最好選擇在周末。周末商業公司負責人時間比較充裕。
確定舉辦地點：活動舉辦地點應與擬邀客戶的身份及企業品牌形象基本吻合，既不能無限拔高，否則將無謂增加促銷費用，但也不能太過于寒磣，既使客戶不滿，又使企業形象掉價。
確定參會對象：邀請參會對象應注意以下事項
(1)、 客戶邀請最好以合作商業的名義，并且讓其業務人員參與確定擬邀客戶名單
(2)、 國營、集體單位客戶與私營單位客戶應區別對待：后者最好不要與前者同時作為邀請對象，否則容易產生較多不可預見的問題，同時制定活動促銷政策也會顧此失彼。
(3)、 有行政隸屬關系的客戶不宜同時作為邀請對象。如鄉衛生院與村衛生室則不宜同時作為邀請對象。這主要考慮中國人文文化。
確定會議議程及活動政策
邀請函發布與信息反饋：確定上述事項后，應于活動舉辦前10天左右以請柬形式將邀請函及活動政策簡介寄發至被邀客戶。并督促合作商業公司業務人員及時跟蹤，對大客戶及關鍵客戶應親自面訪?；顒优e辦前3天左右，應對被邀客戶逐一通過電話確認。以便對到會人員做到心中有數。
二、現場控制
活動現場的關鍵在于活動氣氛渲染好壞與否，這直接影響推廣會的總體效果。
1、 提前半天進行活動現場布置：如展品擺放、宣傳物品布置、音響及投影設備調試等等。
2、 活動開始前半小時，服務人員（包括迎賓臺、簽到臺等）應一律佩帶胸卡，并各就服務崗位，同時，會場可以播放企業宣傳片等。
3、 現場氣氛應以活躍、吉慶為主基調。主持人要善于渲染現場氣氛，充分調動參會客戶的興趣，如期間插入適量的互動游戲、有獎問答。
4、 控制會議各項議程時間
有些廠家習慣于把邀請客戶代表發言，嘉賓致辭、廠家產品介紹等內容作為議程列入進來，這未嘗不可。但對這類議程，應把握好時間度。一般情況下客戶代表發言及嘉賓致辭以2-3分鐘為宜?；顒蛹皬S家產品介紹以20分鐘左右為宜。（當然，如果是新產品上市推廣會，則可以適當延長）
三、會后跟蹤
很多業務人員認為推廣會議一結束就萬事大吉，也無須再做什么后續工作，只待業績源源不斷!這大錯特錯!
其實推廣會議現場的作用極其有限(會議營銷的效果可能會好一些)。僅憑短短幾個小時，客戶不可能對廠家及其產品有一個比較全面的了解，當然也就更談不上產生交易的沖動。即使現場產生沖動但如果沒有行動的話，那也是枉然。因為，在信息高度發達的今天，用不了多長時間，客戶早把你丟到九霄云外!
因此，會議結束之后，廠家業務人員應對參會客戶(至少是重要客戶及潛在客戶)予以及時且持續的跟蹤與回訪。認真聽取他們對產品或服務的看法與建議，及時解決他們在銷售過程中存在的困惑與問題，不斷強化客戶對廠家及其產品的印象，進而使其發生采購的實際行動。
四、評估與總結
評估與總結是一場成功推廣會必不可少的一個部份，目的是為以后開展促銷活動提供可資借鑒的經驗與教訓
評估可以采取投入產出比評估法、銷售增量回報比評估法、效益增量回報比評估法、邊際效益評估法等方法(具體可參見<醫藥經濟報>2007年12月3日營銷版<促銷效果評估方法>)
五、成功舉辦 產品推廣會 的二大關鍵要素
1、 商業重視
合作商業對推廣會重視與否非常重要，直接影響到活動的效果。只有引起它的重視，它才會動它的各項資源。合作商業是否重視的判斷標準主要表現在：
(1)、是否就此次活動安排以任務形式下達給其下屬業務人員，并制訂了相應的考核、獎懲措施；
(2)、是否儲備足夠的產品庫存；
(3)、是否為獨家召開，沒有別的廠家乘機“搭便車”。
2、 會前溝通。
所謂磨刀不誤砍柴工！要想達到推廣會預期目的，主要取決于會前的準備工作做的扎實與否。這包括了解客戶類型、客戶需求、合作商業本身召開類似推廣會頻次、當地風地人情等等。特別是與合作商業就活動本身溝通。不難想象，沒有良好的前期組織與溝通，效果將會怎樣。沒有扎實的會前準備工作，導致推廣會效果差的例子比比皆是。
幾個管理盲區
一、 活動規劃
從實際操作來看，推廣會往往成為業務人員壓貨以完成銷售任務的殺手箭！一旦銷售任務存在壓力，則立即向銷售主管申請召開推廣會。有的銷售主管甚至將舉辦推廣會的場次以任務形式下達至下屬業務人員，這是更加不明智的做法。之所以會形成這個誤區，這與銷售主管缺乏對推廣活動的規劃有關。
前面說了，推廣應有一個合適、新穎且鮮明的主題。因此，銷售主管要善于根據轄區市場的風地人情、節日習俗及產品的銷售季節性，對全年推廣活動的舉辦主題、區域、頻次、規模等有一個合理且較為詳盡的規劃。這樣，各場推廣活動可以起著相互傳承的作用，從而產生疊加的效果，也容易產生轟動效應，業務人員也可以根據規劃及早對活動進行安排，做到心中有數。
二、贈品管理
很多企業舉辦推廣活動都實行訂貨送贈品政策，而這些贈品基本上是通過合作商業代為配放，即廠家先預存部份贈品至合用商業倉庫，由商業根據客戶訂貨情況隨貨予以配送。活動結束后廠家業務人員根據客戶的進貨單據與合作商業結算，多退少補。
這種管理方式其實并不嚴謹，基本上處于失控狀態，非常容易造成贈品的浪費。這主要表現在：客戶收到贈品后將所訂貨物退回商業，從而套取贈品；甚至合作商業制作虛假進貨單據以套取廠家贈品。
針對贈品管理可以采取盤點合作商業活動前后庫存、實時監控、廠家人員隨機抽查、活動期間不允許退貨等措施?？傊?，不能任由商業公司代為配發贈品，廠家人員應加強責任感，及時預防、督促與控制。
三、虛假推廣會
經常應朋友之邀，去參加虛假推廣會，戲稱“媒子”。即不真正舉辦會議，也不邀請真正客戶，僅由多名同事、朋友等“媒子”組合扮成客戶，由組織者拍幾張照片即可。這類虛假推廣會主要由商業公司、廠家業務人員或單獨或合謀策劃組織。一是商業公司或與廠家業務人員合謀串通套取廠家的活動費用。二是業務人員欺騙銷售主管套取費用，借以低價沖竄貨，甚至中飽私囊！其實銷售主管要判斷推廣會是否真實非常簡單，只要根據客戶簽到表中的聯系方式予以抽查就真相大白了，或者根據業務人員的評估與總結報告也完全可以發現問題。關鍵在于管理人員不能官僚，僅僅憑幾張現場照片就審核推廣費用。同時，銷售主管對加大對這些現象的打擊力度，特別是業務人員參與的案例必須予以嚴懲，并予以通報批評，以警戒其他業務人員，使之不敢又身試法。
樂發網超市批發網提供超市貨源信息,超市采購進貨渠道。超市進貨網提供成都食品批發,日用百貨批發信息、微信淘寶網店超市采購信息和超市加盟信息.打造國內超市采購商與批發市場供應廠商搭建網上批發市場平臺,是全國批發市場行業中電子商務權威性網站。
本文來源： 如何成功組織產品推廣會
