1目的
規定公司物資和服務采辦的工作途徑和管理要求。
2范圍
與物資、服務采辦和管理有關的工作。
3關聯程序
購物環境管理程序
設備管理程序
4定義
服務采辦：根據公司對服務項目的需求，選擇供方，外包服務項目的過程。
行政耗材：用于營銷和管理工作所需的消耗性物資。
工程耗材：用于工程維護和管理所需的消耗性物資。
5職責
市場部：負責廣告牌、海報、燈箱、條幅和導示系統的制作和外包制作工作；
工程部：負責工程設備、設施和工程耗材的采辦、管理工作；負責專柜裝修、設備設施安裝的外包服務采辦和管理工作。
綜合管理部：負責辦公設備、設施和行政耗材的采辦和管理工作；負責環境衛生、花木陳列的外包服務采辦工作。
營運部：負責環境衛生、花木陳列的外包服務管理工作。
6程序
6.1采辦物資和服務分類
6.1.1采辦活動應遵照成本控制要求和節約、適用原則，保證物資和服務采辦結果滿足采辦需求和使用要求，使用部門對物資和服務使用情況進行管理，嚴格監控和制止物資和服務使用過程中出現浪費行為。
6.1.2采辦物資的分類包括：
設備、設施、工程耗材和行政耗材
6.1.3采辦服務的分類包括：
環境衛生管理、裝飾花木陳列管理、專柜裝修工程、布置購物環境、設備設施安裝
支持文件：行政耗材采辦清單
工程耗材采辦清單
設備、設施采辦清單
6.2采辦需求
6.2.1物資和服務采辦需求以充分理由和適當形式提出，采辦需求理由應包含：
a.維持經營所必須的要求；
b.維持質量管理體系所必須的要求；
c.效率需要，即：最優化的投入與產出比。
6.2.2提出采辦需求的形式應以文件的形式提出，列明充分理由；采辦要求應以批量、周期性購買為主，零散購買為輔；列明功能、質量、數量、狀態和品類要求。
6.2.3采辦需求部門呈報采辦申請、采辦清單和費用估算，由部門經理確認，財務部核實費用要求，總經理批準并指定采辦責任部門執行。
支持文件：物資和服務采辦申請操作規程
6.3市場評估
6.3.1采辦部門組織人力，收集市場信息，確保全面、準確了解所需采辦物資和服務的市場水平。通過分析和比較，選擇符合采辦要求的潛在提供方。
6.3.2采辦人員應至少在以下方面準確掌握市場狀況：
a.品類和功能；
b.質量和價格；
c.適當的購買地點和購買方式。
6.4提供方選擇
6.4.1采辦部門選擇潛在物資和服務提供方，必要時，以招投標方式進行。進行提供方選擇至少應評估下列方面：
a.品類和功能的適合和齊全程度；
b.質量和價格滿足需求的程度；
c.必要的樣品檢查和驗證
d.符合公司要求的付款結算方式和管理方式；
e.發生爭議時，進行追溯的可能。
6.4.2考慮滿足成本控制的要求，物資和服務采辦的價格水平應等于或低于市場中等水平，同時兼顧其他規定要求。
6.4.3確定的提供方經由部門經理確認，副總經理審核，總經理批準后，執行采辦任務。
支持文件：物資采辦操作規程
服務采辦操作規程
6.5提供方信息
確定物資和服務提供方后，應收集準確、真實和完備的提供方資料，由采辦部門和管理部門保存備案，以便于監督，和在必要時追溯。接受物資和服務后，應保持提供方業務人員的聯系方式，以便于再次采辦時列入評估對象中和發生糾紛時追溯。
支持文件：物資和服務提供方信息資料管理規定
6.6合同管理
6.6.1批量集中采辦或單項采辦金額較高時，采辦部門應與提供方訂立合同，以確保采辦物資和服務符合采辦要求。
6.6.2訂立合同前，應確認提供方資質，提供物資和服務符合采辦要求的程度和公司因采辦而形成的潛在風險和損失，必要時，更換和重新選擇提供方。
6.6.3訂立合同后，采辦部門應確保落實、使用、監控和評估合同履行情況的相關部門、相關崗位獲得合同信息的標準和要求，應確保合同有序流轉和妥善保管。
6.6.4因工作需要須對合同進行變更時，應重新評估采辦要求和提供方。
6.6.5進行零散采辦時不須提供合同的，應以驗證的形式證實提供方滿足采辦原則和需求的能力。
支持文件：物資和服務合同管理操作規程
6.7采辦物資管理
6.7.1采辦部門依據合同要求、采辦原則驗收物資，物資驗收人員應明了合同要求和采辦原則要求，并承擔物資驗收的相應權責。
6.7.2物資驗收合格，應登記帳冊，必要時，入庫儲存。使用部門按采辦需求領用，領出時，登記出庫帳冊。物資存倉時，管理部門應確保物資的狀態符合使用要求，并保持帳物相符。
支持文件：物資存倉及領用管理規定
6.8采辦服務管理
6.8.1采辦部門依據合同要求，組織管理人員和技術人員進行服務驗收。
6.8.2管理部門對采辦服務應承擔的責任和服務范圍進行定期檢查和驗證，確保符合采辦需求。
6.8.3采辦服務為短期階段性工作的，工作完成后，采辦部門對其完成結果符合采辦要求和合同要求的程度進行驗收。
支持文件：服務采辦驗收操作規程
7附錄
物資采辦工作流程
服務采辦工作流程
規定公司物資和服務采辦的工作途徑和管理要求。
2范圍
與物資、服務采辦和管理有關的工作。
3關聯程序
購物環境管理程序
設備管理程序
4定義
服務采辦：根據公司對服務項目的需求，選擇供方，外包服務項目的過程。
行政耗材：用于營銷和管理工作所需的消耗性物資。
工程耗材：用于工程維護和管理所需的消耗性物資。
5職責
市場部：負責廣告牌、海報、燈箱、條幅和導示系統的制作和外包制作工作；
工程部：負責工程設備、設施和工程耗材的采辦、管理工作；負責專柜裝修、設備設施安裝的外包服務采辦和管理工作。
綜合管理部：負責辦公設備、設施和行政耗材的采辦和管理工作；負責環境衛生、花木陳列的外包服務采辦工作。
營運部：負責環境衛生、花木陳列的外包服務管理工作。
6程序
6.1采辦物資和服務分類
6.1.1采辦活動應遵照成本控制要求和節約、適用原則，保證物資和服務采辦結果滿足采辦需求和使用要求，使用部門對物資和服務使用情況進行管理，嚴格監控和制止物資和服務使用過程中出現浪費行為。
6.1.2采辦物資的分類包括：
設備、設施、工程耗材和行政耗材
6.1.3采辦服務的分類包括：
環境衛生管理、裝飾花木陳列管理、專柜裝修工程、布置購物環境、設備設施安裝
支持文件：行政耗材采辦清單
工程耗材采辦清單
設備、設施采辦清單
6.2采辦需求
6.2.1物資和服務采辦需求以充分理由和適當形式提出，采辦需求理由應包含：
a.維持經營所必須的要求；
b.維持質量管理體系所必須的要求；
c.效率需要，即：最優化的投入與產出比。
6.2.2提出采辦需求的形式應以文件的形式提出，列明充分理由；采辦要求應以批量、周期性購買為主，零散購買為輔；列明功能、質量、數量、狀態和品類要求。
6.2.3采辦需求部門呈報采辦申請、采辦清單和費用估算，由部門經理確認，財務部核實費用要求，總經理批準并指定采辦責任部門執行。
支持文件：物資和服務采辦申請操作規程
6.3市場評估
6.3.1采辦部門組織人力，收集市場信息，確保全面、準確了解所需采辦物資和服務的市場水平。通過分析和比較，選擇符合采辦要求的潛在提供方。
6.3.2采辦人員應至少在以下方面準確掌握市場狀況：
a.品類和功能；
b.質量和價格；
c.適當的購買地點和購買方式。
6.4提供方選擇
6.4.1采辦部門選擇潛在物資和服務提供方，必要時，以招投標方式進行。進行提供方選擇至少應評估下列方面：
a.品類和功能的適合和齊全程度；
b.質量和價格滿足需求的程度；
c.必要的樣品檢查和驗證
d.符合公司要求的付款結算方式和管理方式；
e.發生爭議時，進行追溯的可能。
6.4.2考慮滿足成本控制的要求，物資和服務采辦的價格水平應等于或低于市場中等水平，同時兼顧其他規定要求。
6.4.3確定的提供方經由部門經理確認，副總經理審核，總經理批準后，執行采辦任務。
支持文件：物資采辦操作規程
服務采辦操作規程
6.5提供方信息
確定物資和服務提供方后，應收集準確、真實和完備的提供方資料，由采辦部門和管理部門保存備案，以便于監督，和在必要時追溯。接受物資和服務后，應保持提供方業務人員的聯系方式，以便于再次采辦時列入評估對象中和發生糾紛時追溯。
支持文件：物資和服務提供方信息資料管理規定
6.6合同管理
6.6.1批量集中采辦或單項采辦金額較高時，采辦部門應與提供方訂立合同，以確保采辦物資和服務符合采辦要求。
6.6.2訂立合同前，應確認提供方資質，提供物資和服務符合采辦要求的程度和公司因采辦而形成的潛在風險和損失，必要時，更換和重新選擇提供方。
6.6.3訂立合同后，采辦部門應確保落實、使用、監控和評估合同履行情況的相關部門、相關崗位獲得合同信息的標準和要求，應確保合同有序流轉和妥善保管。
6.6.4因工作需要須對合同進行變更時，應重新評估采辦要求和提供方。
6.6.5進行零散采辦時不須提供合同的，應以驗證的形式證實提供方滿足采辦原則和需求的能力。
支持文件：物資和服務合同管理操作規程
6.7采辦物資管理
6.7.1采辦部門依據合同要求、采辦原則驗收物資，物資驗收人員應明了合同要求和采辦原則要求，并承擔物資驗收的相應權責。
6.7.2物資驗收合格，應登記帳冊，必要時，入庫儲存。使用部門按采辦需求領用，領出時，登記出庫帳冊。物資存倉時，管理部門應確保物資的狀態符合使用要求，并保持帳物相符。
支持文件：物資存倉及領用管理規定
6.8采辦服務管理
6.8.1采辦部門依據合同要求，組織管理人員和技術人員進行服務驗收。
6.8.2管理部門對采辦服務應承擔的責任和服務范圍進行定期檢查和驗證，確保符合采辦需求。
6.8.3采辦服務為短期階段性工作的，工作完成后，采辦部門對其完成結果符合采辦要求和合同要求的程度進行驗收。
支持文件：服務采辦驗收操作規程
7附錄
物資采辦工作流程
服務采辦工作流程
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本文來源： 百貨店物資和服務采辦程序
