A公司的銷售部經理程力剛剛從會議室里退出來，他遇到了前所未有的壓力——本地一家超市的突然倒閉，造成了A公司30多萬的壞賬。 老板已經向他下了最后通牒，除了必須對壞賬作出解釋并提出危機解決方案外，更要求在2個月內將已經膨脹到600多萬元的應收款壓縮到合理范圍。
此前程力在銷售工作上頗有建樹，一直維持著非常好的業(yè)績增長。然而最近半年來，他一直承受著 老板和 財務 的指責：生意突突跳，費用漫天要，賬務對不好，款項回得少， 利潤不見了。
情況有多糟糕？
作為一家年 銷售額在2000萬左右的耐用消費品 代理商，A公司的 財務 報表卻不太好看：
1.公司一直以來處于高銷售、低回籠的不正常狀態(tài)中，以05年1-5月份為例：實現銷售850萬元，回籠670萬；
2.應收款達到600多萬，而A公司的年 銷售額僅2000萬左右，資金年周轉3次多；
3.以C超市為例，其 財務 說應付A公司貨款余額為65萬，但A公司 財務 的賬面卻顯示為83萬多…
其實這是許多 經銷商在和超市合作中存在的普遍現象。在“以銷量換市場地位”的經營思路影響下，很多 經銷商正步入資金失控的致命危機。
從 財務 管理角度仔細分析，資金失控的原因主要有二：一是對超市 財務 操作不了解，企業(yè)缺乏必需的 財務 能力；二是對超市信用評估和資金管控的管理缺失。
導致 財務 困境的六大陷阱
1.價格波動。
這是與超市經營合作中最經常出現的 財務 問題，原因往往是：
①雙方沒有明確穩(wěn)定的供貨價格：很多廠家（甚至包括一些大型制造商）和 經銷商在與超市合作中，竟然從來沒有核實過超市的定單價格與企業(yè)的出貨報價單是否一致，結果導致二者長期存在差異；
②超市經常性的 促銷變價行為：大部分超市都對 促銷變價期存在“前七后八”或“前十后四”等規(guī)定，即在活動開始前7天到活動結束后8天都處于價格變動期內。銷售部門沒有將這些重要的變價信息通知開票 財務 ，從而造成價格差異。
2.折扣條款。
折扣條款主要包括無條件退傭、合同規(guī)定以固定百分比在稅前扣減的費用（如DM、TG費）。
其實這個差異是最容易規(guī)避的。但如果 財務 在開具增值稅時，只是簡單地匯總送貨票據，或直接按照超市提供的付款明細（超市在明細中不會計算折扣）來開具，就會造成虛開增值稅。
3.費用管理的嚴重疏漏。
伴隨 供應商在超市頻繁的 促銷活動，會產生大量的費用，如海報、地堆、端架 促銷費用等。而銷售部門的通病往往是申報費用及時，費用扣除與否不關心， 財務 部門手上只有 促銷計劃，無法確定當初批準的費用到底發(fā)生與否，或是看到了超市的付款明細中已經扣除了費用，但卻看不到費用發(fā)票。大量的費用不清和發(fā)票不全造成很大的 財務 差異。
采用上面第2點中提到的稅前扣除DM、TG費用的方法，可以避免這個問題。（這么表達對嗎？這個表達沒有問題，但前提是采用固定百分比來扣除-陳啟令）
4.退貨。
超市經營中一個重要的特點就是高退貨率，特別是大型 促銷活動導致的大進大退。超市退貨容易出現兩大問題：
①許多超市沒有正規(guī)的退貨程序，實際退貨和退貨單不一致，導致企業(yè)無法入賬或調賬；
②退貨后，正規(guī)的程序要求超市提供倒開發(fā)票，但很多超市都不予開具，造成 供應商下賬難。
5.別有用心的付款條件表述。
在超市起草的合同里，對于付款往往是。
最容易造成賬期延遲的有3種情況：
①計算賬期的起始日。貨到××天付款和月結××天是超市主要的付款條件。實際上，不管是貨到還是月結，很多超市都在合同條款中規(guī)定：以增值稅票送交日作為賬期起始日。那些發(fā)票不是隨貨同行的 供應商，自然在無形中被延遲了付款。
②巧妙利用對賬日、付款日。如超市規(guī)定當月10-15日為對賬日， 供應商必須在期間完成和超市的對賬工作；20-30日為付款日，如果 供應商未能在15日前完成對賬，或20日前提供增值稅票，付款程序自動延遲到下個月。
③庫存周轉天數的限制。即使 供應商按照超市規(guī)定的程序及時對賬，及時提供增值稅票，但若是 供應商在超市中的庫存過大，仍然無法順利地結算貨款。筆者全面了解過一家全國性 連鎖超市，有近30%的 供應商因這種情況而被延遲付款。
6.企業(yè) 財務 不規(guī)范。
①送貨單、超市驗收單、增值稅票沒有做到一對一或一對多匹配。超市的貨款結算是一張驗收單對應一張增值稅票，或多張驗收單對應一張增值稅票，而 供應商在開具發(fā)票時沒有做到對應關系，就不知道超市付的是哪筆款，哪些貨送了但沒有付款，賬務自然一塌糊涂。
②應收賬款管理不科學。很多 供應商以發(fā)貨日作為起始日來計算賬齡，而超市則以增值稅票提供日開始計算賬期。 供應商應該將貨物賬期和應收款期分開，分別考核、管理貨物周轉和客戶應收賬。
小結：以上6種情形是 供應商在和超市合作過程中最容易造成資金占壓和糊涂賬的原因。由于超市主導著合同文本、 財務 結算規(guī)定等，為了 利潤最大化和轉嫁經營成本，他們設計的很多合同條件和 財務 規(guī)定對 供應商形成了制約門檻，使 供應商從一開始就處于被動局面。
如何不被超市抓住小辮子
雖然 供應商在和超市合作中沒有合同和 財務 方面的主導權，但只要 供應商能提高自身的 財務 處理能力，規(guī)范業(yè)務行為，規(guī)避 財務 隱性陷阱，還是可以有效地防止資金占壓，提高資金周轉，并很好地監(jiān)控和預警惡性拖欠、超市倒閉等惡性事件。
1. 財務 處理方式要實用、可操作性強。
很多 經銷商業(yè)務快速發(fā)展， 財務 力量配置明顯落后于企業(yè)規(guī)模，在這種情況下，規(guī)范科學的 財務 處理就非常重要。
供應商一定要建立訂貨單、送貨單、驗收單、增值稅票相匹配的記賬方法。要做到四個單據的統一，關鍵在于增殖稅的開具上，主要分2步：①增值稅開票申請，必須在開具增值稅票時，在申請單上詳細記錄訂貨單、送貨單明細。如果不是隨貨同行的，還應當記錄驗收單信息。可采用以下表單進行跟蹤。
（第二步呢？）
購貨單位： 家樂福中關村店 申請時間：2005-6-1
定單號 送貨單號 送貨日期 驗收單號 開票金額 增值稅號
00001 20001 2005-5-1 30001 80000.00 8001
00002 20002 2005-5-2 30002
00003 30002 2005-5-4 30003
00008 60001 2005-5-7 60001 7802.00 6494
②規(guī)范開具增值稅票。增值稅提交后，超市才會開始計算帳期。可以說，增殖稅是超市付款的直接依據，也是核對帳務的重要依據。因此，開具的增值稅票上除了表現正確的數量、金額外，還必須在增值稅上的備注欄中填寫驗收單號碼、送貨單號碼等原始憑證號，便于進一步的跟蹤、核對帳務。-陳啟令
2.要求 業(yè)務員建立發(fā)票臺賬。
實際上，超市賬務核對和資金控制的有效與否，70%來自業(yè)務人員的資金管理水平。但目前大量 供應商都沒有建立 業(yè)務員臺賬，這是發(fā)生糊涂賬的關鍵。
建立 業(yè)務員發(fā)票臺賬，使 業(yè)務員在做好銷售的同時，更加清楚自己所負責客戶的應收款情況、費用使用和核銷情況等，最大限度地管控資金和費用。
表單如下：
客戶名稱： 家樂福中關村店 賬期：月結30天 業(yè)務：程力
應收款明細 已收賬款明細
序號 日期 發(fā)票大號 發(fā)票小號 金額 賬款到期日 付款日期 票據號 金額 備注
1 2005.1.1 000001 3351 4955.8 2005.3.1 2005.3.6 64754 82949.73 A、扣除12月份TG費3000元B、庫存扣補500元
2 2005.1.1 000002 3352 28475 2005.3.1 2005.3.6 64754
3 2005.1.7 000034 4351 945.93 2005.3.1 2005.3.6 64754
4 2005.1.7 000035 4352 48573 2005.3.1 2005.3.6 64754
A、發(fā)票大號在增值稅右上角，是增值稅自有號碼；
B、發(fā)票小號是指備注欄里的號碼，一般是大賣場的驗收單號碼；
（表格中“已收賬款明細”中的金額與“應收款明細”中的金額相等，那么備注中的扣除和扣補呢？是已經扣了還是沒扣？）（解釋，兩者金額相等，則 證明應收賬款中包含了DM、TG費用，且業(yè)務已經將費用發(fā)票交到企業(yè) 財務 核銷，表示這4筆業(yè)務已經完成了收款。如果兩者金額不等，則表明該筆業(yè)務的款項已經結算，但會因為費用票據沒有回收，沒有核銷——陳啟令）
3.做好業(yè)務、 財務 的對接工作。
作為業(yè)務人員，必須將所負責超市的任何變價行為提前通知 財務 ，明確變動的價格和時限。 財務 依據變價信息核對超市的訂貨單，發(fā)現價格異常及時交給業(yè)務人員處理，確保和超市保證價格的一致性，有效拒絕價格差異。最容易造成亂賬的費用也可以利用業(yè)務臺賬這個工具有效控制。
4.控制超市資金結算的節(jié)點。
針對超市設定的影響付款的程序（如付款日、對賬日、庫存周轉天數等）， 供應商應當非常了解每一個超市不同的結算流程，嚴格按照其要求來完成各個程序。
其實這里邊也有很多小竅門，比如有的超市計算其庫存天數，一般是固定地以每月30日的庫存成本（是指30日那一天的庫存余額嗎？是的，確指當天的庫存）除以當月銷售成本（應該是“當日銷售”吧？不是，是盤點日前一個月的銷售成本），若超過30天，則停止付款。那么，企業(yè)就應當在每個月的25日起控制對該超市的發(fā)貨，甚至在最后幾天要求門店退貨，使庫存天數穩(wěn)定在規(guī)定范圍內。
此前程力在銷售工作上頗有建樹，一直維持著非常好的業(yè)績增長。然而最近半年來，他一直承受著 老板和 財務 的指責：生意突突跳，費用漫天要，賬務對不好，款項回得少， 利潤不見了。
情況有多糟糕？
作為一家年 銷售額在2000萬左右的耐用消費品 代理商，A公司的 財務 報表卻不太好看：
1.公司一直以來處于高銷售、低回籠的不正常狀態(tài)中，以05年1-5月份為例：實現銷售850萬元，回籠670萬；
2.應收款達到600多萬，而A公司的年 銷售額僅2000萬左右，資金年周轉3次多；
3.以C超市為例，其 財務 說應付A公司貨款余額為65萬，但A公司 財務 的賬面卻顯示為83萬多…
其實這是許多 經銷商在和超市合作中存在的普遍現象。在“以銷量換市場地位”的經營思路影響下，很多 經銷商正步入資金失控的致命危機。
從 財務 管理角度仔細分析，資金失控的原因主要有二：一是對超市 財務 操作不了解，企業(yè)缺乏必需的 財務 能力；二是對超市信用評估和資金管控的管理缺失。
導致 財務 困境的六大陷阱
1.價格波動。
這是與超市經營合作中最經常出現的 財務 問題，原因往往是：
①雙方沒有明確穩(wěn)定的供貨價格：很多廠家（甚至包括一些大型制造商）和 經銷商在與超市合作中，竟然從來沒有核實過超市的定單價格與企業(yè)的出貨報價單是否一致，結果導致二者長期存在差異；
②超市經常性的 促銷變價行為：大部分超市都對 促銷變價期存在“前七后八”或“前十后四”等規(guī)定，即在活動開始前7天到活動結束后8天都處于價格變動期內。銷售部門沒有將這些重要的變價信息通知開票 財務 ，從而造成價格差異。
2.折扣條款。
折扣條款主要包括無條件退傭、合同規(guī)定以固定百分比在稅前扣減的費用（如DM、TG費）。
其實這個差異是最容易規(guī)避的。但如果 財務 在開具增值稅時，只是簡單地匯總送貨票據，或直接按照超市提供的付款明細（超市在明細中不會計算折扣）來開具，就會造成虛開增值稅。
3.費用管理的嚴重疏漏。
伴隨 供應商在超市頻繁的 促銷活動，會產生大量的費用，如海報、地堆、端架 促銷費用等。而銷售部門的通病往往是申報費用及時，費用扣除與否不關心， 財務 部門手上只有 促銷計劃，無法確定當初批準的費用到底發(fā)生與否，或是看到了超市的付款明細中已經扣除了費用，但卻看不到費用發(fā)票。大量的費用不清和發(fā)票不全造成很大的 財務 差異。
采用上面第2點中提到的稅前扣除DM、TG費用的方法，可以避免這個問題。（這么表達對嗎？這個表達沒有問題，但前提是采用固定百分比來扣除-陳啟令）
4.退貨。
超市經營中一個重要的特點就是高退貨率，特別是大型 促銷活動導致的大進大退。超市退貨容易出現兩大問題：
①許多超市沒有正規(guī)的退貨程序，實際退貨和退貨單不一致，導致企業(yè)無法入賬或調賬；
②退貨后，正規(guī)的程序要求超市提供倒開發(fā)票，但很多超市都不予開具，造成 供應商下賬難。
5.別有用心的付款條件表述。
在超市起草的合同里，對于付款往往是。
最容易造成賬期延遲的有3種情況：
①計算賬期的起始日。貨到××天付款和月結××天是超市主要的付款條件。實際上，不管是貨到還是月結，很多超市都在合同條款中規(guī)定：以增值稅票送交日作為賬期起始日。那些發(fā)票不是隨貨同行的 供應商，自然在無形中被延遲了付款。
②巧妙利用對賬日、付款日。如超市規(guī)定當月10-15日為對賬日， 供應商必須在期間完成和超市的對賬工作；20-30日為付款日，如果 供應商未能在15日前完成對賬，或20日前提供增值稅票，付款程序自動延遲到下個月。
③庫存周轉天數的限制。即使 供應商按照超市規(guī)定的程序及時對賬，及時提供增值稅票，但若是 供應商在超市中的庫存過大，仍然無法順利地結算貨款。筆者全面了解過一家全國性 連鎖超市，有近30%的 供應商因這種情況而被延遲付款。
6.企業(yè) 財務 不規(guī)范。
①送貨單、超市驗收單、增值稅票沒有做到一對一或一對多匹配。超市的貨款結算是一張驗收單對應一張增值稅票，或多張驗收單對應一張增值稅票，而 供應商在開具發(fā)票時沒有做到對應關系，就不知道超市付的是哪筆款，哪些貨送了但沒有付款，賬務自然一塌糊涂。
②應收賬款管理不科學。很多 供應商以發(fā)貨日作為起始日來計算賬齡，而超市則以增值稅票提供日開始計算賬期。 供應商應該將貨物賬期和應收款期分開，分別考核、管理貨物周轉和客戶應收賬。
小結：以上6種情形是 供應商在和超市合作過程中最容易造成資金占壓和糊涂賬的原因。由于超市主導著合同文本、 財務 結算規(guī)定等，為了 利潤最大化和轉嫁經營成本，他們設計的很多合同條件和 財務 規(guī)定對 供應商形成了制約門檻，使 供應商從一開始就處于被動局面。
如何不被超市抓住小辮子
雖然 供應商在和超市合作中沒有合同和 財務 方面的主導權，但只要 供應商能提高自身的 財務 處理能力，規(guī)范業(yè)務行為，規(guī)避 財務 隱性陷阱，還是可以有效地防止資金占壓，提高資金周轉，并很好地監(jiān)控和預警惡性拖欠、超市倒閉等惡性事件。
1. 財務 處理方式要實用、可操作性強。
很多 經銷商業(yè)務快速發(fā)展， 財務 力量配置明顯落后于企業(yè)規(guī)模，在這種情況下，規(guī)范科學的 財務 處理就非常重要。
供應商一定要建立訂貨單、送貨單、驗收單、增值稅票相匹配的記賬方法。要做到四個單據的統一，關鍵在于增殖稅的開具上，主要分2步：①增值稅開票申請，必須在開具增值稅票時，在申請單上詳細記錄訂貨單、送貨單明細。如果不是隨貨同行的，還應當記錄驗收單信息。可采用以下表單進行跟蹤。
（第二步呢？）
購貨單位： 家樂福中關村店 申請時間：2005-6-1
定單號 送貨單號 送貨日期 驗收單號 開票金額 增值稅號
00001 20001 2005-5-1 30001 80000.00 8001
00002 20002 2005-5-2 30002
00003 30002 2005-5-4 30003
00008 60001 2005-5-7 60001 7802.00 6494
②規(guī)范開具增值稅票。增值稅提交后，超市才會開始計算帳期。可以說，增殖稅是超市付款的直接依據，也是核對帳務的重要依據。因此，開具的增值稅票上除了表現正確的數量、金額外，還必須在增值稅上的備注欄中填寫驗收單號碼、送貨單號碼等原始憑證號，便于進一步的跟蹤、核對帳務。-陳啟令
2.要求 業(yè)務員建立發(fā)票臺賬。
實際上，超市賬務核對和資金控制的有效與否，70%來自業(yè)務人員的資金管理水平。但目前大量 供應商都沒有建立 業(yè)務員臺賬，這是發(fā)生糊涂賬的關鍵。
建立 業(yè)務員發(fā)票臺賬，使 業(yè)務員在做好銷售的同時，更加清楚自己所負責客戶的應收款情況、費用使用和核銷情況等，最大限度地管控資金和費用。
表單如下：
客戶名稱： 家樂福中關村店 賬期：月結30天 業(yè)務：程力
應收款明細 已收賬款明細
序號 日期 發(fā)票大號 發(fā)票小號 金額 賬款到期日 付款日期 票據號 金額 備注
1 2005.1.1 000001 3351 4955.8 2005.3.1 2005.3.6 64754 82949.73 A、扣除12月份TG費3000元B、庫存扣補500元
2 2005.1.1 000002 3352 28475 2005.3.1 2005.3.6 64754
3 2005.1.7 000034 4351 945.93 2005.3.1 2005.3.6 64754
4 2005.1.7 000035 4352 48573 2005.3.1 2005.3.6 64754
A、發(fā)票大號在增值稅右上角，是增值稅自有號碼；
B、發(fā)票小號是指備注欄里的號碼，一般是大賣場的驗收單號碼；
（表格中“已收賬款明細”中的金額與“應收款明細”中的金額相等，那么備注中的扣除和扣補呢？是已經扣了還是沒扣？）（解釋，兩者金額相等，則 證明應收賬款中包含了DM、TG費用，且業(yè)務已經將費用發(fā)票交到企業(yè) 財務 核銷，表示這4筆業(yè)務已經完成了收款。如果兩者金額不等，則表明該筆業(yè)務的款項已經結算，但會因為費用票據沒有回收，沒有核銷——陳啟令）
3.做好業(yè)務、 財務 的對接工作。
作為業(yè)務人員，必須將所負責超市的任何變價行為提前通知 財務 ，明確變動的價格和時限。 財務 依據變價信息核對超市的訂貨單，發(fā)現價格異常及時交給業(yè)務人員處理，確保和超市保證價格的一致性，有效拒絕價格差異。最容易造成亂賬的費用也可以利用業(yè)務臺賬這個工具有效控制。
4.控制超市資金結算的節(jié)點。
針對超市設定的影響付款的程序（如付款日、對賬日、庫存周轉天數等）， 供應商應當非常了解每一個超市不同的結算流程，嚴格按照其要求來完成各個程序。
其實這里邊也有很多小竅門，比如有的超市計算其庫存天數，一般是固定地以每月30日的庫存成本（是指30日那一天的庫存余額嗎？是的，確指當天的庫存）除以當月銷售成本（應該是“當日銷售”吧？不是，是盤點日前一個月的銷售成本），若超過30天，則停止付款。那么，企業(yè)就應當在每個月的25日起控制對該超市的發(fā)貨，甚至在最后幾天要求門店退貨，使庫存天數穩(wěn)定在規(guī)定范圍內。
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本文來源： 避開超市的財務陷阱
